2017. dec 13.

Eredményes munkacsoportok szervezése

írta: Domschitz Mátyás
Eredményes munkacsoportok szervezése

 team_1.jpgCsapatmunkán egyének együttműködését értjük, amely során többet érnek el, mintha önállóan dolgoznának, és ahol osztoznak az eredményeken.

A munkacsoport bármilyen összetételű lehet, melyben a tagok azért fognak össze, hogy valamilyen eredményt elérjenek. Az ilyen munkacsoportok rendkívül fontosak bármilyen szervezetben, azonban ahhoz, hogy eredményesen működhessenek, számos tényezőt kell figyelembe venni a csoportok szervezésekor és irányításakor.

A munkacsoportok előnyei:

  • a dolgozók könnyebben megbirkóznak a változásokkal
  • lehetővé teszi a munka arányos elosztását
  • a problémák felmerülésekor több lehetséges megoldás születik
  • a hibák száma csökken, mivel a munkacsoportok tagjai észreveszik és kijavítják egymás hibáit
  • növelheti a dolgozók motiváltságát
  • különböző szakterületek együttműködésére ad kiváló lehetőséget
  • hatékony a különböző csoportok döntéseinek és eredményeinek koordinálásában

 A hatékony munkacsoportok jellemzői

  • nem fecsérelik az időt „hatalommegosztással” - a tagok közös tulajdonnak érzik a hatásköröket
  • kivételes képességeiket a dolgozók közös célkitűzéseik megvalósítása érdekében alkalmazzák
  • szabad utat engednek az ötleteknek és véleményeknek
  • az ellenvélemény is elfogadott
  • igyekeznek mások nézőpontjából is szemlélni a dolgokat
  • a konfliktushelyzetekből új gondolatok és ötletek születhetnek
  • a tagok más-más szemszögből szemlélik a dolgokat
  • a tagok pozitív eredmények elérésére törekednek

Hét lépés a sikeres csoport létrehozásához

A következő lista segítséget nyújt egy eredményesen működő csoport megszervezéséhez:

1. Az indulás

  • minden egyes tag hivatalos fogadása az alakuló csoportba
  • a jövőkép felvázolása
  • a csoport világos célkitűzéseit a szervezet célkitűzéseire alapozni
  • a jövőképet minden adandó alkalommal erősítsük meg

VALUES.jpg2. Megegyezés az alapokban

  • a tagok megegyeznek a célkitűzésekben és határidőkben
  • a csoport munkáját mi alapján ítélik meg, melyek a teljesítmény elvárások
  • mi történik abban az esetben, ha a dolgok nem terv szerint alakulnak
  • a csoporttagok szerepeinek és felelősségi körének meghatározása
  • segédcsoportok igénybevétele esetén azok tagjai is ismerjék a célkitűzéseket
  • az azonnali feladatok meghatározása
  • világos, rövidtávú célkitűzések, meghatározott időn belül elvégzendő munka mennyisége és az erőforrások meghatározása
  • megegyezés a jelentések keretrendszeréről
  • megegyezés olyan belső folyamatokat illetően, mint a döntéshozatal és problémamegoldás

3. A félelmek eloszlatása

  • szakítsunk időt minden egyes csoporttagra, hallgassuk meg kétségeit
  • magyarázzuk meg az egyéni részvétel, hozzáértés és szakértelem jelentőségét
  • gyűjtsünk javaslatokat a továbblépésre
  • tisztázzuk, hogy a hibák elkerülhetetlenek, ugyanakkor a felmerülő problémákat a lehető leggyorsabban fel kell ismerni annak érdekében, hogy a csoport minél hamarabb megoldhassa azokat

participation.jpg4. A részvétel ösztönzése

  • tevékenységi terv kidolgozása a megoldásra váró feladatokra
  • bátorítsuk a tagokat arra, hogy építsenek ki kapcsolatokat, hogy további, a csoport számára hasznos észrevételekkel szolgálhassanak
  • olyan rendszerek kiépítése, amelyben minden tagnak jelentést kell készíteni vagy szóbeli észrevételeket kell tennie

5. A csapatszellem megteremtése

  • magyarázzuk el a tagoknak, hogy csapatmunkát várunk tőlük
  • tegyenek javaslatokat ennek megvalósítása érdekében
  • teremtsünk kedvező lehetőséget az ötletek megosztására, megvitatására
  • konfliktusos területek ütköztetése

6. A hatékonyság ellenőrzése

A csoport munkájának és teljesítményének rendszeres ellenőrzése, az esetleges hiányosságok megállapítása

7. Rátermett csoportvezető választása, aki

  • tisztában van a célkitűzésekkel
  • tudja, hogyan valósítsa meg azokat
  • tisztázza az egyes csoporttagok szerepét
  • a csoporttagokat bevonja a tervezésbe és megvalósításba
  • információval és útmutatással szolgál
  • kezelni tudja a konfliktushelyzeteket és meg is oldja azokat
  • figyelemmel kíséri a fejlődéstcommunication-for-designers.jpg

 A kommunikációt elősegítő eszközök

  • Értekezletek lebonyolítására szánt termek közel a munkahelyhez
  • Felszerelésük tartalmazzon:
  • vizuáltáblát (white-board)
  • prezentációs táblát (flip-chart)
  • írásvetítőt
  • Környezetváltozás - két-három napos, munkahelyen kívüli környezetben való összejövetel a megoldandó problémákról
  • Az értekezletek meghatározott szabályok szerint zajlanak - kezdési idő szigorú betartatása
Szólj hozzá

együttműködés változás csapatmunka