Csapatmunkán egyének együttműködését értjük, amely során többet érnek el, mintha önállóan dolgoznának, és ahol osztoznak az eredményeken.

A munkacsoport bármilyen összetételű lehet, melyben a tagok azért fognak össze, hogy valamilyen eredményt elérjenek. Az ilyen munkacsoportok rendkívül fontosak bármilyen szervezetben, azonban ahhoz, hogy eredményesen működhessenek, számos tényezőt kell figyelembe venni a csoportok szervezésekor és irányításakor.

A munkacsoportok előnyei:

• a dolgozók könnyebben megbirkóznak a változásokkal
• lehetővé teszi a munka arányos elosztását
• a problémák felmerülésekor több lehetséges megoldás születik
• a hibák száma csökken, mivel a munkacsoportok tagjai észreveszik és kijavítják egymás hibáit
• növelheti a dolgozók motiváltságát
• különböző szakterületek együttműködésére ad kiváló lehetőséget
• hatékony a különböző csoportok döntéseinek és eredményeinek koordinálásában

 A hatékony munkacsoportok jellemzői

• nem fecsérelik az időt „hatalommegosztással” - a tagok közös tulajdonnak érzik a hatásköröket
• kivételes képességeiket a dolgozók közös célkitűzéseik megvalósítása érdekében alkalmazzák
• szabad utat engednek az ötleteknek és véleményeknek
• az ellenvélemény is elfogadott
• igyekeznek mások nézőpontjából is szemlélni a dolgokat
• a konfliktushelyzetekből új gondolatok és ötletek születhetnek
• a tagok más-más szemszögből szemlélik a dolgokat
• a tagok pozitív eredmények elérésére törekednek

Hét lépés a sikeres csoport létrehozásához

A következő lista segítséget nyújt egy eredményesen működő csoport megszervezéséhez:

1. Az indulás

• minden egyes tag hivatalos fogadása az alakuló csoportba
• a jövőkép felvázolása
• a csoport világos célkitűzéseit a szervezet célkitűzéseire alapozni
• a jövőképet minden adandó alkalommal erősítsük meg

2. Megegyezés az alapokban

• a tagok megegyeznek a célkitűzésekben és határidőkben
• a csoport munkáját mi alapján ítélik meg, melyek a teljesítmény elvárások
• mi történik abban az esetben, ha a dolgok nem terv szerint alakulnak
• a csoporttagok szerepeinek és felelősségi körének meghatározása
• segédcsoportok igénybevétele esetén azok tagjai is ismerjék a célkitűzéseket
• az azonnali feladatok meghatározása
• világos, rövidtávú célkitűzések, meghatározott időn belül elvégzendő munka mennyisége és az erőforrások meghatározása
• megegyezés a jelentések keretrendszeréről
• megegyezés olyan belső folyamatokat illetően, mint a döntéshozatal és problémamegoldás

3. A félelmek eloszlatása

• szakítsunk időt minden egyes csoporttagra, hallgassuk meg kétségeit
• magyarázzuk meg az egyéni részvétel, hozzáértés és szakértelem jelentőségét
• gyűjtsünk javaslatokat a továbblépésre
• tisztázzuk, hogy a hibák elkerülhetetlenek, ugyanakkor a felmerülő problémákat a lehető leggyorsabban fel kell ismerni annak érdekében, hogy a csoport minél hamarabb megoldhassa azokat

4. A részvétel ösztönzése

• tevékenységi terv kidolgozása a megoldásra váró feladatokra
• bátorítsuk a tagokat arra, hogy építsenek ki kapcsolatokat, hogy további, a csoport számára hasznos észrevételekkel szolgálhassanak
• olyan rendszerek kiépítése, amelyben minden tagnak jelentést kell készíteni vagy szóbeli észrevételeket kell tennie

5. A csapatszellem megteremtése

• magyarázzuk el a tagoknak, hogy csapatmunkát várunk tőlük
• tegyenek javaslatokat ennek megvalósítása érdekében
• teremtsünk kedvező lehetőséget az ötletek megosztására, megvitatására
• konfliktusos területek ütköztetése

6. A hatékonyság ellenőrzése

A csoport munkájának és teljesítményének rendszeres ellenőrzése, az esetleges hiányosságok megállapítása

7. Rátermett csoportvezető választása, aki

• tisztában van a célkitűzésekkel
• tudja, hogyan valósítsa meg azokat
• tisztázza az egyes csoporttagok szerepét
• a csoporttagokat bevonja a tervezésbe és megvalósításba
• információval és útmutatással szolgál
• kezelni tudja a konfliktushelyzeteket és meg is oldja azokat
• figyelemmel kíséri a fejlődést

 A kommunikációt elősegítő eszközök

• Értekezletek lebonyolítására szánt termek közel a munkahelyhez
• Felszerelésük tartalmazzon:
• vizuáltáblát (white-board)
• prezentációs táblát (flip-chart)
• írásvetítőt
• Környezetváltozás - két-három napos, munkahelyen kívüli környezetben való összejövetel a megoldandó problémákról
• Az értekezletek meghatározott szabályok szerint zajlanak - kezdési idő szigorú betartatása