Eredményes munkacsoportok szervezése
Csapatmunkán egyének együttműködését értjük, amely során többet érnek el, mintha önállóan dolgoznának, és ahol osztoznak az eredményeken.
A munkacsoport bármilyen összetételű lehet, melyben a tagok azért fognak össze, hogy valamilyen eredményt elérjenek. Az ilyen munkacsoportok rendkívül fontosak bármilyen szervezetben, azonban ahhoz, hogy eredményesen működhessenek, számos tényezőt kell figyelembe venni a csoportok szervezésekor és irányításakor.
A munkacsoportok előnyei:
- a dolgozók könnyebben megbirkóznak a változásokkal
- lehetővé teszi a munka arányos elosztását
- a problémák felmerülésekor több lehetséges megoldás születik
- a hibák száma csökken, mivel a munkacsoportok tagjai észreveszik és kijavítják egymás hibáit
- növelheti a dolgozók motiváltságát
- különböző szakterületek együttműködésére ad kiváló lehetőséget
- hatékony a különböző csoportok döntéseinek és eredményeinek koordinálásában
A hatékony munkacsoportok jellemzői
- nem fecsérelik az időt „hatalommegosztással” - a tagok közös tulajdonnak érzik a hatásköröket
- kivételes képességeiket a dolgozók közös célkitűzéseik megvalósítása érdekében alkalmazzák
- szabad utat engednek az ötleteknek és véleményeknek
- az ellenvélemény is elfogadott
- igyekeznek mások nézőpontjából is szemlélni a dolgokat
- a konfliktushelyzetekből új gondolatok és ötletek születhetnek
- a tagok más-más szemszögből szemlélik a dolgokat
- a tagok pozitív eredmények elérésére törekednek
Hét lépés a sikeres csoport létrehozásához
A következő lista segítséget nyújt egy eredményesen működő csoport megszervezéséhez:
1. Az indulás
- minden egyes tag hivatalos fogadása az alakuló csoportba
- a jövőkép felvázolása
- a csoport világos célkitűzéseit a szervezet célkitűzéseire alapozni
- a jövőképet minden adandó alkalommal erősítsük meg
2. Megegyezés az alapokban
- a tagok megegyeznek a célkitűzésekben és határidőkben
- a csoport munkáját mi alapján ítélik meg, melyek a teljesítmény elvárások
- mi történik abban az esetben, ha a dolgok nem terv szerint alakulnak
- a csoporttagok szerepeinek és felelősségi körének meghatározása
- segédcsoportok igénybevétele esetén azok tagjai is ismerjék a célkitűzéseket
- az azonnali feladatok meghatározása
- világos, rövidtávú célkitűzések, meghatározott időn belül elvégzendő munka mennyisége és az erőforrások meghatározása
- megegyezés a jelentések keretrendszeréről
- megegyezés olyan belső folyamatokat illetően, mint a döntéshozatal és problémamegoldás
3. A félelmek eloszlatása
- szakítsunk időt minden egyes csoporttagra, hallgassuk meg kétségeit
- magyarázzuk meg az egyéni részvétel, hozzáértés és szakértelem jelentőségét
- gyűjtsünk javaslatokat a továbblépésre
- tisztázzuk, hogy a hibák elkerülhetetlenek, ugyanakkor a felmerülő problémákat a lehető leggyorsabban fel kell ismerni annak érdekében, hogy a csoport minél hamarabb megoldhassa azokat
4. A részvétel ösztönzése
- tevékenységi terv kidolgozása a megoldásra váró feladatokra
- bátorítsuk a tagokat arra, hogy építsenek ki kapcsolatokat, hogy további, a csoport számára hasznos észrevételekkel szolgálhassanak
- olyan rendszerek kiépítése, amelyben minden tagnak jelentést kell készíteni vagy szóbeli észrevételeket kell tennie
5. A csapatszellem megteremtése
- magyarázzuk el a tagoknak, hogy csapatmunkát várunk tőlük
- tegyenek javaslatokat ennek megvalósítása érdekében
- teremtsünk kedvező lehetőséget az ötletek megosztására, megvitatására
- konfliktusos területek ütköztetése
6. A hatékonyság ellenőrzése
A csoport munkájának és teljesítményének rendszeres ellenőrzése, az esetleges hiányosságok megállapítása
7. Rátermett csoportvezető választása, aki
- tisztában van a célkitűzésekkel
- tudja, hogyan valósítsa meg azokat
- tisztázza az egyes csoporttagok szerepét
- a csoporttagokat bevonja a tervezésbe és megvalósításba
- információval és útmutatással szolgál
- kezelni tudja a konfliktushelyzeteket és meg is oldja azokat
- figyelemmel kíséri a fejlődést
A kommunikációt elősegítő eszközök
- Értekezletek lebonyolítására szánt termek közel a munkahelyhez
- Felszerelésük tartalmazzon:
- vizuáltáblát (white-board)
- prezentációs táblát (flip-chart)
- írásvetítőt
- Környezetváltozás - két-három napos, munkahelyen kívüli környezetben való összejövetel a megoldandó problémákról
- Az értekezletek meghatározott szabályok szerint zajlanak - kezdési idő szigorú betartatása